03.04.2024 12:07
Консультации.
Просмотров всего: 4752; сегодня: 7.

Как хранить документы по правилам: инструкция для предпринимателей

Как хранить документы по правилам: инструкция для предпринимателей

У индивидуальных предпринимателей нет обязанности вести бухучет. Поэтому и документооборот в классическом понимании для них необязателен. Однако совсем без документов деятельность ИП не обходится. Чтобы платить налоги, сдавать отчеты, работать с контрагентами или клиентами, нанимать сотрудников, необходимо документально фиксировать действия. Делается это при помощи договоров, актов, деклараций, счетов-фактур и пр. 

Предпринимателям вне зависимости от системы налогообложения необходимо в течение пяти лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, уплату или удержание налогов. А ИП-работодатели обязаны хранить еще и бумаги, связанные с трудовыми отношениями. 

Организация документооборота помогает упорядочить ведение бизнеса. К тому же документы, такие как налоговые декларации, договоры, приказы могут понадобиться в любой момент – при проверках контролирующих органов, для предоставления контрагентам, и в других ситуациях. 

Единых правил документооборота ИП нет. Однако в качестве стандарта стоит опираться на федеральный стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». 

Здесь прописаны основные принципы документооборота: 

- обеспечивает полноту информации (получение информации, необходимой всем заинтересованным пользователям); 

- хронологическая и систематическая запись; 

- системность информации;

- обоснованность учетных записей (соответствие данным первичных документов);

- достоверность и своевременность информации. 

Небольшое предприятие может хранить документы в бумажном виде. Компаниям побольше удобнее вести документооборот при помощи специальных программ, подписывать документы цифровой подписью. 

Бумажный документооборот включает в себя текущие и архивные документы. К текущим относятся те, которые сейчас в работе и те, у которых срок хранения меньше 10 лет. Это акты, накладные, книга учета расходов и доходов, и пр. ИП может хранить их в офисе, у себя дома. Главное - обеспечить сохранность документов и быстрый доступ при необходимости. 

Сроки хранения бумажных и электронных документов не отличаются. Не стоит забывать, что предприниматель должен хранить их и после закрытия ИП. Подробно сроки хранения всех документов по категориям расписаны в приказе Росархива. 

После истечения срока хранения документы нужно уничтожить, но нельзя просто выбросить или сдать их в макулатуру. Необходимо оформить документальное подтверждение утилизации: составить опись и акт факта утилизации. Акт об уничтожении документов – это тоже документ, и его нужно хранить. 

Электронные документы хранят в специальном сервисе или облачном хранилище. Надо иметь копии как минимум на двух физических накопителях — например, на флешках. Раз в пять лет надо проверять сохранность документов и перезаписывать их. По истечении срока хранения по ним также нужно составить акт уничтожения.

Фото из открытых источников.


Ньюсмейкер: Альянс Медиа Центр — 6816 публикаций
Сайт: мсп.рф/services/news/detail/khranim-dokumenty-po-pravilam-instruktsiya-dlya-ip/
Поделиться:

Интересно:

На сочинских дольменах обнаружены барельефы
18.06.2024 17:16 Новости
На сочинских дольменах обнаружены барельефы
Ученые исследовали уникальную для Западного Кавказа художественную барельефную композицию, обнаруженную на дольмене хребта Мизегух в Большом Сочи (бассейн реки Аше). Сюжет композиции, представляющий сцену космической охоты на копытных, выполнен в технике барельефа, что на дольменах Кавказа...
Как реставрируют усадьбу Останкино в Москве
18.06.2024 14:05 Новости
Как реставрируют усадьбу Останкино в Москве
Пантеон искусств, дворец-театр и музей исторических сокровищ — усадьба Останкино, построенная в 1795 году, по праву считается жемчужиной деревянной архитектуры XVIII века. Здесь собирались сливки общества, гостили самодержцы Павел I, Александр I и Александр II...
Осторожно - фейк! Польский флаг над рейхстагом
18.06.2024 11:32 Новости
Осторожно - фейк! Польский флаг над рейхстагом
«Новейшая история без мифов» - так называется новый проект Бессмертного полка России, посвященный разоблачению фальсификации истории Великой Отечественной войны в западных СМИ, нивелирования решающей роли нашей страны в разгроме нацизма и откровенной лжи о, якобы, преступлениях Красной армии на...
Военно-политическая и экономическая поддержка СССР Корее
18.06.2024 09:08 Новости
Военно-политическая и экономическая поддержка СССР Корее
Военно-политическая и экономическая поддержка, которую оказывал СССР Северной Корее после Второй мировой войны, способствовала развитию государства в непростой период противостояния южным соседям и их покровителям в лице США.  С началом Корейской войны в КНДР находилось более 150 наших...
Спектакль "Евгений Онегин" покажут в Китае
17.06.2024 16:20 Мероприятия
Спектакль "Евгений Онегин" покажут в Китае
Государственный академический театр имени Евгения Вахтангова проведет масштабные гастроли в Китае с 20 июня по 7 июля. Будет показан только один спектакль - "Евгений Онегин" по роману в стихах Александра Пушкина. Театр совершит уже третий гастрольный тур в КНР, сообщает ТАСС. "Как известно...