30.03.2022 11:37
Консультации.
Просмотров всего: 28452; сегодня: 4.

Что такое документооборот по правилам?

Что такое документооборот по правилам?

Хорошо отлаженный документооборот – одно из условий эффективной работы любой компании независимо от сферы ее деятельности. Употребляя понятие «документооборот»,  мы имеем  в виду созданную в организации систему движения документов, охватывающую весь их жизненный цикл: с момента возникновения до отправки в архив или уничтожения.

Данная система охватывает все без исключения виды документации: управленческую, бухгалтерскую, производственную, административно-хозяйственную, кадровую. Документооборот включает в себя ее создание обработку, прием, передачу и хранение. При этом хранить документацию можно не только на бумажных, но и на электронных носителях, а так же соблюдать правила работы с документами.

Все документы как объекты документооборота можно отнести к одной трех категорий:

- входящие – они поступают в компанию из внешнего мира, от других организаций;

- исходящие – их отправляет компания в другие организации, например, как ответы на входящие;

- внутренние – они создаются компанией для обеспечения ее деятельности и не выходят вовне.

При организации документооборота используются следующие три формы:

- централизованная – когда регистрация, обработка и хранение всех документов происходит в одном месте:

- в канцелярии, секретариате, кадровой службе или службе документационного обеспечения управления (ДОУ);

- децентрализованная – когда хранением и обработкой документов занимаются нескольких структурных подразделений;

- смешанная – когда обрабатывать и хранить документацию могут отдельные структурные подразделения, однако документами, которые значимы для компании в целом, ведает служба ДОУ.   

В зависимости от размера и структуры компании оптимальной для нее будет та или иная форма организации документооборота. Малым и средним предприятиям подойдет централизованная форма. Децентрализованная предпочтительна для компаний, имеющих территориально удаленные филиалы. Смешанная – вариант для очень крупных компаниях. В них нередко существуют отдельные структурные подразделения для организации документопотоков.

Какими же правилами мы должны руководствоваться при организации документооборота? Все они связаны с оптимизацией процессов прохождения документов.

Правильная организация документооборота призвана:

- обеспечить оперативное движение документов, то есть их прохождение с минимальными временными затратами;

- максимально сократить число инстанций, через которые проходит документ,  исключив или хотя бы ограничив возвратные движения;

- обеспечить единообразный порядок прохождения и обработки всех документов.

Следование этим правилам позволит воплотить в жизнь ключевой принцип организации работы с документами – обеспечение централизованного выполнения однородных технологических операций. 

На портале «Правила работы с документами» вы можете изучать справочные и учебные пособия в доступной форме с возможностью самопроверки.

За основу обучающих материалов взяты технологии «Олимпокс» — работающие инструменты для получения и контроля уровня знаний. Авторами учебных пособий и онлайн-курсов, представленных на сайте, выступили профессиональные методологи в профильных областях.

Сайт позволяет:

- легко найти необходимую информацию для применения ее на практике;

- быстро повысить уровень компетенций и знаний требований нормативных документов в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела;

- проверить собственные знания и знания сотрудников в профильных областях;

- провести входное тестирование соискателей при приеме на работу.

Материалы, представленные на сайте, также будут полезны студентам, готовящимся к сдаче профильных экзаменов. Подготовка в такой форме позволит надолго запомнить полученную информацию и тем самым повлияет на итоговую эффективность применения полученных знаний уже в рамках трудовой деятельности.


Ньюсмейкер: Консалтинговая группа «Термика» — 44 публикации
Сайт: edou.olimpoks.ru
Поделиться:

Интересно:

Как следили за качеством продуктов в лавках Москвы в XVIII и XIX веках
21.06.2024 12:17 Новости
Как следили за качеством продуктов в лавках Москвы в XVIII и XIX веках
Торговля пищевыми продуктами всегда привлекала внимание городских властей в Москве. Особую важность они придавали хорошему качеству товара, так как от этого зависело здоровье горожан, предотвращение эпидемий дизентерии, тифа и многих других инфекционных болезней. Поэтому проверки условий хранения и...
Как СССР помогал Северному Вьетнаму в войне против США
20.06.2024 16:35 Новости
Как СССР помогал Северному Вьетнаму в войне против США
5 августа 1964 года американская авиация впервые нанесла воздушные удары по территории Демократической Республики Вьетнам (ДРВ или Северный Вьетнам). Спустя полгода США начали операцию «Раскаты грома», развязав тем самым уже полномасштабную воздушную войну против этой азиатской страны.   ...
«Краснодарский спрут» и прокурор Найдёнов
20.06.2024 15:37 Аналитика
«Краснодарский спрут» и прокурор Найдёнов
Автор: Александр Звягинцев С первых дней работы в прокуратуре меня поражало убеждение большинства сограждан нашей великой страны, что разобраться и наказать виновных прокурору ничего не стоит — было бы желание. Люди считали, что закон торжествует сам собой, надо только, чтобы прокурор отдал...
Большинство россиян этим летом выбрали отдых внутри страны
20.06.2024 14:57 Аналитика
Большинство россиян этим летом выбрали отдых внутри страны
73% туристов, отправляющихся на отдых в летние месяцы воздушным транспортом, выбрали поездки по стране. Среди самых популярных направлений — Сочи и Санкт-Петербург: 21 и 14% от внутренних бронирований россиян соответственно. Каждое четвертое бронирование...
225 лет назад была образована Российско-американская компания
20.06.2024 09:17 Новости
225 лет назад была образована Российско-американская компания
Под Высочайшим Его Императорского Величества покровительством Российская Американская компания - полугосударственная колониальная торговая компания, основанная Григорием Ивановичем Шелиховым и Николаем Петровичем Резановым и утверждённая указом императора Павла I 8 (19) июля 1799 года. После...