30.03.2022 11:37
Консультации.
Просмотров всего: 29583; сегодня: 1.

Что такое документооборот по правилам?

Что такое документооборот по правилам?

Хорошо отлаженный документооборот – одно из условий эффективной работы любой компании независимо от сферы ее деятельности. Употребляя понятие «документооборот»,  мы имеем  в виду созданную в организации систему движения документов, охватывающую весь их жизненный цикл: с момента возникновения до отправки в архив или уничтожения.

Данная система охватывает все без исключения виды документации: управленческую, бухгалтерскую, производственную, административно-хозяйственную, кадровую. Документооборот включает в себя ее создание обработку, прием, передачу и хранение. При этом хранить документацию можно не только на бумажных, но и на электронных носителях, а так же соблюдать правила работы с документами (https://edou.olimpoks.ru/publications/pravila_raboty_s_dokumentami_temy_i_sredstva.php).

Все документы как объекты документооборота можно отнести к одной трех категорий:

- входящие – они поступают в компанию из внешнего мира, от других организаций;

- исходящие – их отправляет компания в другие организации, например, как ответы на входящие;

- внутренние – они создаются компанией для обеспечения ее деятельности и не выходят вовне.

При организации документооборота используются следующие три формы:

- централизованная – когда регистрация, обработка и хранение всех документов происходит в одном месте:

- в канцелярии, секретариате, кадровой службе или службе документационного обеспечения управления (ДОУ);

- децентрализованная – когда хранением и обработкой документов занимаются нескольких структурных подразделений;

- смешанная – когда обрабатывать и хранить документацию могут отдельные структурные подразделения, однако документами, которые значимы для компании в целом, ведает служба ДОУ.   

В зависимости от размера и структуры компании оптимальной для нее будет та или иная форма организации документооборота. Малым и средним предприятиям подойдет централизованная форма. Децентрализованная предпочтительна для компаний, имеющих территориально удаленные филиалы. Смешанная – вариант для очень крупных компаниях. В них нередко существуют отдельные структурные подразделения для организации документопотоков.

Какими же правилами мы должны руководствоваться при организации документооборота? Все они связаны с оптимизацией процессов прохождения документов.

Правильная организация документооборота призвана:

- обеспечить оперативное движение документов, то есть их прохождение с минимальными временными затратами;

- максимально сократить число инстанций, через которые проходит документ,  исключив или хотя бы ограничив возвратные движения;

- обеспечить единообразный порядок прохождения и обработки всех документов.

Следование этим правилам позволит воплотить в жизнь ключевой принцип организации работы с документами (https://edou.olimpoks.ru/publications/pravila_raboty_s_dokumentami_nachinayem_s_azov.php) – обеспечение централизованного выполнения однородных технологических операций. 

На портале «Правила работы с документами» вы можете изучать справочные и учебные пособия в доступной форме с возможностью самопроверки.

За основу обучающих материалов взяты технологии «Олимпокс» — работающие инструменты для получения и контроля уровня знаний. Авторами учебных пособий и онлайн-курсов, представленных на сайте, выступили профессиональные методологи в профильных областях.

Сайт позволяет:

- легко найти необходимую информацию для применения ее на практике;

- быстро повысить уровень компетенций и знаний требований нормативных документов в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела;

- проверить собственные знания и знания сотрудников в профильных областях;

- провести входное тестирование соискателей при приеме на работу.

Материалы, представленные на сайте, также будут полезны студентам, готовящимся к сдаче профильных экзаменов. Подготовка в такой форме позволит надолго запомнить полученную информацию и тем самым повлияет на итоговую эффективность применения полученных знаний уже в рамках трудовой деятельности.


Ньюсмейкер: Консалтинговая группа «Термика» — 44 публикации
Сайт: edou.olimpoks.ru
Поделиться:

Интересно:

Крупнейшие города Российской империи
15.06.2025 10:13 Аналитика
Крупнейшие города Российской империи
Развитие страны определяется её экономическими и политическими показателями, привлекательность – достопримечательностями и природными красотами, а величие – её городами. Во времена Российской империи, просуществовавшей почти два века – с 1721 по 1917 годы – могущество страны быстро росло, а к концу XIX века темпы экономического роста России превзошли темпы развития ведущих стран мира. Быстро увеличивалась численность населения городов, многие из которых превратились в промышленные центры. Население Санкт-Петербурга и Москвы превысило миллионную отметку. На рубеже XIX-XX веков в список крупнейших городов Российской империи, с численностью населения, превышающей 200 тысяч человек, входили пять городов (по данным переписи 1897 года без учёта Польши и Финляндии): 1. Санкт-Петербург – численность населения 1 млн 264 тыс. человек; 2. Москва – 1 млн 38 тыс.; 3. Одесса – 403 тыс.; 4. Рига – 282...
Исчезнувшие города Руси в легендах и сказаниях
14.06.2025 10:07 Аналитика
Исчезнувшие города Руси в легендах и сказаниях
Города, как и всё на земле, не вечны: они разрушаются, перестраиваются, гибнут во время стихийных бедствий и вражеских нашествий, переносятся на новые места, приобретают новый облик. Но есть в народных сказаниях сообщения о таинственном исчезновении городов или части городов: города или храмы исчезали под водой, уходили под землю или вдруг оказывались покинутыми всеми жителями. Вода с древних времён имела сакральное значение для славян: воду считали кровью Матери Сырой Земли, водоразделом между миром земным и небесным, поэтому многие сказания связаны с водой. Самой известной русской легендой об исчезновении города под водой является сказание о граде Китеже. Китеж Согласно преданию, город, названный Большим Китежем, был построен в начале XIII века великим князем Георгием (Юрием) Всеволодовичем, основателем Нижнего Новгорода. Оказавшись однажды на берегу озера Светояр с прозрачной водой...
Патриотизм и мода
12.06.2025 12:20 Интервью, мнения
Патриотизм и мода
Можно ли объединить эти смыслы и сделать их взаимно востребованными? Дизайнерский дом «Misha'Le» однозначно отвечает «Да»! Коллекция «Триколор», созданная в марте этого года дизайнером Еленой Мишаковой, уже в мае была полностью распродана клиентам бренда. Коллекция «Триколор» объединяет современные тенденции моды с элементами российского флага, символизируя единство и силу нашей страны. Каждая деталь одежды выполнена с особой тщательностью, отражая индивидуальность и характер владельца. Основные особенности коллекции:- Креативный стиль. Одежда подходит для всех возрастов как для повседневной носки, так и для особых случаев;- Уникальные материалы. Используются высококачественные ткани, обеспечивающие комфорт, удобство и долговечность;- Элементы дизайна включают элементы российского триколора, такие как полосы белого, синего и красного цветов. Коллекция «Триколор» привлекает внимание...
Как проходили проводы на военную службу у кубанцев и донцов
10.06.2025 16:05 Интервью, мнения
Как проходили проводы на военную службу у кубанцев и донцов
Сейчас фольклористы и этнографы из Волгограда работают над съемками масштабного историко-документального фильма о казачьих традициях. Команда проекта пытается детально воссоздать обряд проводов донского казака на военную службу. Фильм получил рабочее название "Проводы казака на службу в станице Луганской". О том, как традиционно провожали на воинскую службу и на войну казаков Дона и Кубани, рассказали заведующий научно-исследовательским центром традиционной культуры ГБНТУК КК "Кубанский казачий хор" кандидат искусствоведения Василий Воронин и ведущий российский исследователь истории и культуры казачества, доктор философских наук, профессор, научный сотрудник лаборатории истории и культуры российского казачества Южного федерального университета Андрей Яровой. — Как выглядел традиционный обряд проводов казака на военную службу? Была ли у него единая структура? В.Воронин: У кубанских...
Московская ассоциация предпринимателей: диалог с властью
07.06.2025 11:41 Аналитика
Московская ассоциация предпринимателей: диалог с властью
Влияние предпринимательского сообщества на формирование экономической политики. Детальный анализ и результаты конструктивного диалога. Московская ассоциация предпринимателей (МАП) выражает глубокое удовлетворение результатами продолжительного и конструктивного диалога с ключевыми федеральными органами власти по вопросам денежно-кредитной политики. Всесторонняя аналитическая работа и последовательные обращения, в подготовке и представлении которых активно участвовали Президент МАП Андрей Евгеньевич Поденок, Вице-президент МАП Дмитрий Александрович Минаков, Советник президента МАП, академик РАЕН Андрианов Константин Николаевич, представители Комитета по финансовой политике и банковскому делу МАП, Вице-президент Ассоциации экспортеров и импортеров (экосистема МАП) Артур Дмитриевич Леер и Председатель Экспертного совета МАП Кривошеин Николай Викторович, позволили существенно усилить учет...