Сегодня среда, 07.12.2022: публикаций: 6373
30.03.2022 11:37
Консультации.
Просмотров всего: 17606; сегодня: 59.

Что такое документооборот по правилам?

Что такое документооборот по правилам?

Хорошо отлаженный документооборот – одно из условий эффективной работы любой компании независимо от сферы ее деятельности. Употребляя понятие «документооборот»,  мы имеем  в виду созданную в организации систему движения документов, охватывающую весь их жизненный цикл: с момента возникновения до отправки в архив или уничтожения.

Данная система охватывает все без исключения виды документации: управленческую, бухгалтерскую, производственную, административно-хозяйственную, кадровую. Документооборот включает в себя ее создание обработку, прием, передачу и хранение. При этом хранить документацию можно не только на бумажных, но и на электронных носителях, а так же соблюдать правила работы с документами.

Все документы как объекты документооборота можно отнести к одной трех категорий:

- входящие – они поступают в компанию из внешнего мира, от других организаций;

- исходящие – их отправляет компания в другие организации, например, как ответы на входящие;

- внутренние – они создаются компанией для обеспечения ее деятельности и не выходят вовне.

При организации документооборота используются следующие три формы:

- централизованная – когда регистрация, обработка и хранение всех документов происходит в одном месте:

- в канцелярии, секретариате, кадровой службе или службе документационного обеспечения управления (ДОУ);

- децентрализованная – когда хранением и обработкой документов занимаются нескольких структурных подразделений;

- смешанная – когда обрабатывать и хранить документацию могут отдельные структурные подразделения, однако документами, которые значимы для компании в целом, ведает служба ДОУ.   

В зависимости от размера и структуры компании оптимальной для нее будет та или иная форма организации документооборота. Малым и средним предприятиям подойдет централизованная форма. Децентрализованная предпочтительна для компаний, имеющих территориально удаленные филиалы. Смешанная – вариант для очень крупных компаниях. В них нередко существуют отдельные структурные подразделения для организации документопотоков.

Какими же правилами мы должны руководствоваться при организации документооборота? Все они связаны с оптимизацией процессов прохождения документов.

Правильная организация документооборота призвана:

- обеспечить оперативное движение документов, то есть их прохождение с минимальными временными затратами;

- максимально сократить число инстанций, через которые проходит документ,  исключив или хотя бы ограничив возвратные движения;

- обеспечить единообразный порядок прохождения и обработки всех документов.

Следование этим правилам позволит воплотить в жизнь ключевой принцип организации работы с документами – обеспечение централизованного выполнения однородных технологических операций. 

На портале «Правила работы с документами» вы можете изучать справочные и учебные пособия в доступной форме с возможностью самопроверки.

За основу обучающих материалов взяты технологии «Олимпокс» — работающие инструменты для получения и контроля уровня знаний. Авторами учебных пособий и онлайн-курсов, представленных на сайте, выступили профессиональные методологи в профильных областях.

Сайт позволяет:

- легко найти необходимую информацию для применения ее на практике;

- быстро повысить уровень компетенций и знаний требований нормативных документов в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела;

- проверить собственные знания и знания сотрудников в профильных областях;

- провести входное тестирование соискателей при приеме на работу.

Материалы, представленные на сайте, также будут полезны студентам, готовящимся к сдаче профильных экзаменов. Подготовка в такой форме позволит надолго запомнить полученную информацию и тем самым повлияет на итоговую эффективность применения полученных знаний уже в рамках трудовой деятельности.


Ньюсмейкер: Консалтинговая группа «Термика» — 15 публикаций
Сайт: edou.olimpoks.ru
Поделиться:

Интересно:

60-й Антикварный маркет «Блошинка» пройдет 10-11 декабря 2022 года
07.12.2022 19:57 Мероприятия
60-й Антикварный маркет «Блошинка» пройдет 10-11 декабря 2022 года
Приближается Новый год…. И что это значит, что пора ненадолго вернуться в беззаботное детство и вспомнить, каким острым и ярким бывает предчувствие Нового года. Пора создать себе и своим близким новогоднее настроение, чтобы с головой окунуться в него. И, наконец, пора позаботиться о подарках для...
«АльфаСтрахование»: Сколько денег россияне тратят на Новый год
07.12.2022 13:33 Аналитика
«АльфаСтрахование»: Сколько денег россияне тратят на Новый год
Для более чем 40% россиян Новый год остается самым главным праздником в году. Они тратят на него больше всего денег, покупая продукты и подарки, а также считают этот праздник самым семейным. Такие данные были получены в ходе опроса «АльфаСтрахование».     Треть опрошенных тратят...
Дан старт пятому конкурсу «Правнуки победителей»
07.12.2022 10:10 Мероприятия
Дан старт пятому конкурсу «Правнуки победителей»
На площадке МИА «Россия сегодня» (Москва) состоялась пресс-конференция, на которой дан старт пятому Международному конкурсу исследовательских работ «Правнуки победителей», организованному ООД «Бессмертный полк России». За все время проведения конкурса участниками со всей России и 30 стран мира было...
Названы победители Всероссийского конкурса «Лидер промышленности»
03.12.2022 22:51 Новости
Названы победители Всероссийского конкурса «Лидер промышленности»
Торжественная церемония награждения победителей Ежегодных конкурсов «Лидер промышленности» и «Лидер высоких технологий» состоялась 29 ноября 2022 года в Санкт-Петербурге. 29 ноября 2022 года в г. Санкт-Петербург в КВЦ ЭкспоФорум в рамках Международного форума-выставки «Российский промышленник»...
Фотограф на пуантах
03.12.2022 16:31 Персоны
Фотограф на пуантах
Фотографом Бурятского хореографического колледжа работает артист балета Экер Хунакаа. Его глаз зоркий, реакция стремительная. После каждого мероприятия весь колледж с нетерпением ждёт его фотографий, точных, как выстрел. - Балет как высокое искусство живёт лишь мгновение, срывает аплодисменты и...