СЭД БОСС-Референт в Пенсионном Бизнесе «ИФД КапиталЪ»

Компания «Аплана» и ООО «Пенсионный КапиталЪ» завершили проект внедрения системы электронного документооборота БОСС-Референт. В результате создано информационное пространство, объединившее 5 негосударственных фондов и 18 филиалов расположенных в крупных городах Российской Федерации, введены единые стандарты работы с документами и принятия решений по ним, автоматизированы процессы согласования договоров, обеспечен контроль исполнительской дисциплины.

ООО «Пенсионный КапиталЪ» представляет пенсионный бизнес Финансовой группы «ИФД КапиталЪ» и осуществляет администрирование негосударственных пенсионных фондов. На сегодняшний день ООО «Пенсионный КапиталЪ» администрирует 5 негосударственных пенсионных фондов: НПФ «ЛУКОЙЛ–ГАРАНТ», НПФ «Пенсионный капитал», НПФ «Первый пенсионный фонд», НПФ «Кубанский пенсионный фонд», «Межотраслевой профессиональный НПФ».

В ходе пенсионной реформы деятельность НПФ становится более динамичной и требует профессионального администрирования, поэтому услуги «Пенсионного Капитала» требуются все большему количеству фондов. Управление документами – основной бизнес компании «Пенсионный КапиталЪ». Для повышения его эффективности, качества и скорости обслуживания клиентов, в том числе территориально удаленных, руководство Пенсионного Бизнеса приняло решение о внедрении системы управленческого электронного документооборота. Приоритетными были определены следующие задачи:

• создание единого информационного пространства и коммуникационных каналов, связывающих сотрудников организации, размещенных в двух территориально удаленных офисах в городе Москва и обособленных подразделений, расположенных в регионах;

• обеспечение эффективного контроля исполнения документов;

• сокращение сроков подготовки и согласования документов;

• введение единого стандарта работы с электронным документооборотом, обеспечивающего защищенность, управляемость и доступность документов;

• повышение эффективности поиска документов.

В результате анализа рынка руководство Пенсионного Бизнеса сделало выбор в пользу СЭД БОСС-Референт, собственной разработки компании «Аплана» на платформе IBM Lotus\Notes. Первым по важности критерием отбора было использование платформы IBM Lotus, т.к. она является корпоративным стандартом в ООО «Пенсионный КапиталЪ» с 2000 года. За 8 лет сотрудники высоко оценили преимущества и функциональные возможности, которые обеспечивает IBM Lotus в части организации совместной работы. Во-вторых, компании «Пенсионный КапиталЪ» требовалась не стандартная система автоматизации делопроизводства, а полнофункциональное бизнес-приложение, которое позволит автоматизировать процессы согласования документов, принятие решений по ним и контроль их исполнения в распределенной среде. Плюсами в пользу СЭД БОСС-Референт стали такие свойства, как: гибкая и легкая настройка системы; возможность интеграции с другими корпоративными приложениями; гарантийное сопровождение и обновление системы поставщиком; стоимость одного рабочего места.

К проекту внедрения СЭД компания «Пенсионный КапиталЪ» готовилась последовательно. Была сформирована проектная команда, в которую были вовлечены владельцы бизнес-процессов - руководитель ДОУ и заместитель руководителя департамента информационных технологий. Таким образом, «Пенсионный КапиталЪ» защитил проект от возникновения как технических, так и организационных проблем, возникающих в процессе развертывания СЭД. Культура ведения управленческого документооборота в Пенсионном Бизнесе «ИФД КапиталЪ» на момент начала проекта была развита на высоком уровне: в действие были введены инструкция по делопроизводству и контролю исполнения документов и регламент согласования, регистрации и хранения договоров. Эти документы легли в основу концепции внедрения системы и упростили процесс настройки на этапе подготовки к опытной эксплуатации.

Внедрение системы было реализовано совместными силами специалистов компаний «Аплана» и «Пенсионный КапиталЪ». Работы по формализации требований, разработке регламентов и подготовке к внедрению были выполнены компанией «Аплана»; установку СЭД БОСС-Референт, ее настройку и ввод в эксплуатацию сотрудники ООО «Пенсионный КапиталЪ» осуществляли самостоятельно при консультационной поддержке специалистов компании «Аплана».

Создание СЭД длилось 4 месяца. БОСС-Референт охватил 5 негосударственных фондов и 18 филиалов, расположенных в крупных городах Российской Федерации; в системе работают 170 человек – это начальники управлений, отделов, специалисты. В результате внедрения СЭД была автоматизирована работа со следующими видами документов: входящие/исходящие письма, доверенности, ОРД, нормативные документы, служебные записки, заявки, поручения, договоры и договорные документы.

В рамках проекта была реализована интеграция с внутренней системой учета пенсионных обязательств, которая обеспечила сквозной процесс обработки документов по пенсионному обеспечению, поступающих от клиентов негосударственных пенсионных фондов (физических и юридических лиц). Это позволило исключить двойную регистрацию документов и ускорить их прохождение к исполнителю.

СЭД БОСС-Референт находится в эксплуатации уже 3 месяца. О первых результатах внедрения рассказал руководитель проекта Тимофей Полищук: «Внедрение СЭД БОСС-Референт нам помогло создать единое информационное пространство, которое объединило многочисленные филиалы на территории всей России. Длительность документационных процессов существенно сократилась, они стали прозрачными и легко контролируемыми. Это положительно повлияло как на наши взаимоотношения с клиентами, так и на работу сотрудников ДОУ. За счет сокращения времени ответа на запросы клиентов, мы повысили качество их обслуживания. Что же касается пользователей, то большинство уже оценило преимущества работы с электронным документооборотом. С технологической точки зрения система очень гибкая, широкий выбор настроек позволяет адаптировать систему под нужды управления и внутренние процессы. Для сотрудников система интуитивно понятна, интерфейс знаком, так как все они работают с различными приложениями на базе Lotus. В планах на будущее у нас стоит интеграция с электронным архивом».

О Заказчике

ООО «Пенсионный КапиталЪ» является пионером администрирования негосударственных пенсионных фондов на российском рынке. На сегодняшний день ООО «Пенсионный КапиталЪ» администрирует НПФ «ЛУКОЙЛ–ГАРАНТ», НПФ «Пенсионный капитал», НПФ «Первый пенсионный фонд», НПФ «Кубанский пенсионный фонд» и НПФ «Межотраслевой профессиональный».

По итогам 2007 г. объем пенсионных накоплений в управлении негосударственных пенсионных фондов Финансовой группы «ИФД КапиталЪ» превысил 4,5 млрд. руб., совокупный объем пенсионных резервов составляет более 9,5 млрд. руб., собственное имущество фондов – свыше 40,6 млрд. руб.

В июле 2005 года компания «Пенсионный КапиталЪ» получила Сертификат Соответствия требованиям стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2001 (ISO 9001:2000), подтверждающий гарантированно высокое качество предоставляемых услуг в области администрирования НПФ при реализации проектов любой сложности.

Более подробную информацию о деятельности компании «Пенсионный КапиталЪ» можно получить на сайте http://pension.ifdk.com/

О СЭД БОСС-Референт

СЭД БОСС-Референт v. 3 – разработка компании «Аплана» (ГК АйТи) на платформе IBM Lotus Domino – предназначена для автоматизации внешнего и внутреннего документооборота коммерческих и государственных организаций. Система представляет собой сочетание готового настраиваемого решения и конструктора, позволяющего в ходе проекта автоматизировать процедуры документооборота, присущие только данному заказчику. Ее отличительными преимуществами являются: полнота функциональных возможностей, гибкость в настройках и развиваемость решения, поддержка работы в распределенной среде, уникальные технологические характеристики.