Как выбрать оператора электронного документооборота

Сегодня тренд к переходу бизнеса от бумажного документооборота к электронному очевиден. Это происходит по ряду причин: с ним удобнее дистанционно взаимодействовать с контрагентами и сотрудниками, сдавать отчеты. Для предпринимателей, занимающихся определенными видами деятельности, использование электронного документооборота (ЭДО) – требование законодательства. Кроме того, ЭДО открывает возможность участвовать в закупах, т.к. является одним из обязательных условий. 

Кстати, пересылка документов, подписанных квалифицированной электронной подписью, через e-mail и хранение их во внутренних базах данных не равно электронному документообороту. 

Для организации электронного документооборота важно выбрать надежного оператора, через которого будет вестись юридически значимая переписка. На рынке множество операторов, предоставляющих такой сервис (порядка 50 компаний). 

Критерии выбора оператора ЭДО 

В первую очередь, стоит обратить внимание, включена ли компания в Реестр операторов ЭДО. Нахождение в реестре означает наличие лицензии, а значит, такой документооборот обладает юридической силой, процедура пересылки безопасна и не допускает утечки информации, а базы данных и серверы размещаются на территории России. При этом оператор обеспечивает хранение электронных документов на протяжении срока, установленного законодательством. 

В электронном документообороте есть понятие роуминга, который отражает возможность обмена данными между операторами. Не у всех настроено роуминговое соединение, поэтому стоит заранее узнать, через какого оператора работают партнеры. 

Еще один немаловажный фактор при выборе – стоимость услуг. Как правило, входящий трафик у всех бесплатный. Цены зависят от количества отправляемых документов. Есть пакетные тарифы или поштучные. При сравнении цен стоит учитывать комиссию на роуминг, стоимость интеграции с другими программами, хранение и пр. 

Базовый функционал у всех примерно одинаковый. Список дополнительных услуг, среди которых возможность автоматизации процессов, интеграции с другими системами, создания электронного архива документов и пр., как правило, представлен на сайте оператора. 

Проверить и оценить функционал, удобство интерфейса можно при помощи бесплатного доступа к демоверсии. Такую возможность предоставляют многие крупные операторы. 

Предпринимателям, которые только начинают переходить на ЭДО, важна корректная и быстрая работа техподдержки, как происходит настройка системы и устранение неполадок. Наличие персонального менеджера будет дополнительным аргументом в пользу конкретной компании. Контрольный звонок, чтобы на деле проверить оперативность и доброжелательность операторов, также поможет сделать правильный выбор.

 Изображение из открытых источников.