Искусство реализации проекта и общения с подрядчиком

«Теоретические знания – это, конечно, хорошо, но на личном опыте я сделал вывод, что главное все же практика, практика и еще раз практика!»

Сергей Зинкевич,

руководитель отдела специальных мероприятий

агентства «Talan Comunications»

26 января 2013 года при технической поддержке университета им. Б. Гринченко прошло еще одно занятие образовательного курса «Азбука ивента», в ходе которого студенты детально ознакомились с процессами реализации ивента и пост-анализа события, а также – узнали как во время подготовки и организации мероприятия работать с подрядчиками.

Практические доклады презентовали руководитель отдела специальных мероприятий агентства «Talan Comunications» Сергей Зинкевич и основатель компании «Slupsky Event Management» Сергей Слупский. В первой части семинара-практикума спикер Школы АИУ Сергей Зинкевич выступил с темой «Реализация проекта. Пост-анализ ивента».

Сергей поведал студентам ивент-курса о том, что такое монтаж, каковы секреты проведения мероприятия и в чем суть пост-анализа события. Спикер детально рассказал о составных элементах монтажа, о принципах и нюансах этого важного процесса на примере составления детального монтажного плана проекта. Сергей утверждает, что «от эффективности монтажа на 75% зависит проведение качественного мероприятия». Докладчик раскрыл каждый из этапов проведения события: время ожидания гостей, время основной программы, окончание ивента. «Никто из гостей не должен видеть подготовку того, что в ближайшее время произойдет с ними - говорит руководитель отдела специальных мероприятий агентства «Talan Comunications» Сергей Зинкевич.

Роль руководителя проекта несомненно очень важна при организации мероприятия. «Его главная задача – личный финальный контроль всех зон, а не их монтаж… А во время проведения мероприятия роль руководителя проекта – быть «гостем», общаться с клиентом, гостями и в тот же момент быть внимательным и все контролировать» - комментирует спикер Школы АИУ Сергей Зинкевич.

В ходе подготовки любого события в рабочем коллективе могут возникать конфликтные ситуации, и руководитель ивента выступает не только менеджером организационного процесса, но и внутренним арбитром команды. Из комментария Сергея Зинкевича: «В принципе, команда должна понимать, что последнее слово за руководителем проекта. Бывают разные нюансы, но если команда адекватная, то происходит все слажено. Если это идейная команда, без особых подчиненностей, то нужно утверждать заранее все моменты, договорится между собой как действовать в таких ситуациях. Потому что при реализации проекта времени на споры нет».

После завершения ивента работа организационной группы не останавливается. Впереди еще целый ряд работ, который необходимо осуществить. Это демонтаж, отчеты, оценка эффективности, финансовые и юридические вопросы, сбор необходимой документации, пост-анализ и другие немаловажные вопросы. «Пост-анализ мероприятия – это организационная оценка качества ивента: эффективность концепции и организации» - делится с нами Сергей. И в завершении собственной презентации доклада спикер акцентировал внимание на том, что волнение перед началом самого мероприятия для ивентора – это вполне нормальное состояние.

Во второй части семинара-практикума студенты услышали доклад руководителя компании «Slupsky EventManagement» Сергея Слупского на тему «Работа с подрядчиками». Спикер дал студентам практические рекомендации о том, как выбрать подрядчика для проведения мероприятия и также сделал акцент на том, что это должен быть профессионал своего дела, эксперт, с которым можно осуществлять самые смелые концепции.

«Ивент начинается с людей. Ивент – это все: от утренней встречи на кухне за чашечкой кофе до Олимпийских игр» - утверждает Сергей Слупский.

Докладчик объяснил студентам Школы АИУ не только что такое ивент, но и дал обширное понятие и значение слова «подрядчик» с профессиональной точки зрения: «Подрядчики – это как продолжение нашего тела, вы – голова, а они руки. Идеально при выборе подрядчиков – найти «родственные души», которые будут понимать Вас, а Вы его, с полуслова. К подрядчикам нужно относится с уважением, как к партнерам, или даже, как к своей команде».

Слушатели курса «Азбука ивента» были посвящены во все нюансы сотрудничества с подрядчиками - узнали составляющие проекта, при реализации которых можно прибегать к партнерству. Спикер рассказал о типах площадок, а также вместе со студентами с помощью «мозгового штурма» разобрали детально от чего именно зависит выбор площадки.

Руководитель компании «Slupsky Event Management» Сергей Слупский дает простой совет, который может помочь при выборе подрядчика и взаимодействии с ними: «Идеальный вариант – когда выбранная площадка визуализирует концепцию, создает необходимый антураж без дополнительных затрат на оформление».

Также важным составляющим события является кейтеринг, о чем и рассказал Сергей в ходе общения со студентами. Кто предоставляет услуги кейтеринга и что это такое, от чего зависит их выбор – важные моменты при анализе работы с подрядчиком. «Фишками» кейтеринга на данный момент являются креативные идеи подачи, вау-эффекты, тематические элементы. Так Сергей прокомментировал успешность любого события с использованием услуг кейтеринга: «Изюминкой может стать нестандартная подача угощений (Food Art, перформанс, кулинарные мастер-классы). Но главное правило хорошего ивента неизменно: еда не должна заканчиваться!».

От подрядчика также зависит качественное техническое обеспечение мероприятия: монтаж сцены, предоставление технического оборудования, звука, света, сцены и прочего. Относительно технических эффектов, наш докладчик рекомендует молодым ивенторам следующее: «Лучше взять одну дорогую фишку, чем несколько подешевле и попроще. Вау-эффект от нестандартного технического решения может стать кульминацией всего ивента. Люди ценят «ВАУ».

О собственных критериях и принципах выбора подрядчиков для реализации проектов руководитель компании «Slupsky Event Management» Сергей Слупский: «Когда я встречаюсь с потенциальными подрядчиками – смотрю людям в глаза. Мой выбор зависит от поведения человека, от слов, которые он употребляет, от слов, которые он не употребляет и т. д. И если я ему верю, если я понимаю и чувствую, что ему можно доверять, то чаще всего работаю с ним. Вы должны быть «на одной волне» с подрядчиком, понимать друг друга с полуслова. Кроме того, я часто заранее консультируюсь со коллегами по поводу тех или иных подрядчиков, читаю и выслушиваю отзывы, рекомендации об их работе. Но помимо этого, конечно же, я смотрю, как они работают».

Интересным и познавательным стало для студентов и самих спикеров занятие Школы АИУ субботним днем. Насыщенность программы не дает скучать слушателям «Азбуки ивента» даже на выходных. Читаем новые новости о событийном курсе на сайте АИУ и в социальных сетях!