Организация конференций – дело не простое, но очень ответственное и важное. Благодаря правильному составлению плана действий можно либо заключить сделку, либо прогореть – третьего не дано. Существует много мифов, которыми окружена подобная деятельность. Разберемся с каждым из них.

Заблуждения о бизнес - ивентах

Для правильной организации мероприятий понадобится не только аренда зала для конференции, но и дополнительные пункты: продуманный бизнес-фуршет, подбор аппаратуры, расстановка стульев и столов. Многие компании попросту недооценивают роль грамотно спланированной встречи для своего имиджа, поэтому избегают профессиональной помощи. Рассмотрим основные заблуждения, связанные с организацией деловой конференции.

№ 1 Неэффективность делового мероприятия.

Если ваш ивент продуман и организован грамотно, до мелочей, фитбек станет гораздо больше и результативнее рассылок и полиграфии или корпоративных подарков для деловых партнеров. Если в копилке компании есть личная, продуктивная встреча, после которой остались положительные эмоции – это полпути к успеху. Доказано годами и опытом, что самая лучшая коммуникация достигается путем общения, переговоров и презентаций.

№ 2 Высокая стоимость корпоратива

Если вы хотите грандиозную, масштабную конференцию – будьте готовы оплатить весь процесс подготовки. Если приглашено много гостей, арендован большой зал, заказаны услуги кейтеринга, нанят обслуживающий персонал – это обойдется недешево. Однако, никогда не нужно забывать, что выгода прямо пропорциональна вашим затратам: клиенты становятся лояльнее, заключаются новые знакомства, сделки, привлекаются покупатели, а потенциальные партнеры наверняка оценят грамотный подход к организации. Предстоящая коммерческая выгода может увеличиться в разы, нельзя смотреть только на затраты здесь и сейчас. Ориентируйтесь на свою цель – чем больше вы хотите получить в итоге, тем внимательнее стоит подходить к работе.

№ 3 Аренда зала – и достаточно!

Очень многие считают, что достаточно просто найти подходящее по параметрам помещение, в котором должно быть нужное количество стульев и столов. Этого слишком мало, если вы надеетесь на эффективность мероприятия. Если думать подобным образом, бюджет сольется, а толку будет ноль. Продумайте каждый аспект отдельно: чего вы ждете от ивента, цель мероприятия (заявить об организации, привлечь спонсоров, сделать рекламу продукта/ товара/ услуги). Понадобится аренда техники для проведения конференции. Должны быть:

• профессиональные микрофоны;
• ноутбук;
• большой монитор для показа слайдов или ролика;
• качественные колонки;
• сцена или подиум (зависимо от типа мероприятия);
• усилители звука;
• конференц – связь (по необходимости).

Список можно продолжить, все зависит от формата встречи. Возможно, понадобится устроить кофе – брейк или фуршет, а может – большой банкет? Если это не просто деловой разговор (который можно провести в кабинете), стоит позаботиться о развлечении гостей: конкурсы, розыгрыши, интересные интерактивы или живая музыка. Каждый из этих пунктов взаимосвязан между собой, обращать внимание рекомендуется на все из них.

№ 4 Отсутствие интереса клиентов к мероприятию

Это также заблуждения – если перечитать предыдущий пункт, можно придумать много необычных моментов, которые не оставят никого равнодушными. Встреча может не ограничиться только показом презентации или переговорами – формат подбирается зависимо от цели. Главное, чтобы у присутствующих остались положительные ассоциации и воспоминания – эмоции играют большую роль в принятии важных решений.

№ 5 Можно сделать всю подготовку своими руками.

Организация делового мероприятия – непростой и трудоемкий процесс, требующий вложений, знаний, опыта и времени. В одиночку подготовить ивент невозможно: придется задействовать свои силы и прибегнуть к помощи сотрудников. А это драгоценное время, нервы, лишние затраты. Правильное решение – обратиться к профессионалам. Это решение не позволит вам упасть лицом в грязь и обязательно окупиться. Помните, что в ваших руках – репутация компании, поэтому довериться специалистам в ваших интересах.

Советы по выбору ивент – менеджеров

Основной промах многих компаний – выбор «неправильного» агентства. Такие организации есть, а их мероприятия отличаются многими нарушениями к рабочему процессу. Чтобы выбрать хорошего специалиста необходимо хорошо изучить портфолио агентства, почитать отзывы. Важно поговорить с менеджером, быть требовательным и выяснить все интересующие моменты сразу.

Ведущий мероприятия должен быть максимально корректным, ориентированным на формат и цель встречи. Никаких шуток и насмешек быть не должно – предварительно просмотрите арт – номера, познакомьтесь с этим человеком. Запрашиваемый гонорар должен быть сопоставим с эффективность рабочего процесса, уровнем артиста.

Площадку для проведения вечера необходимо подбирать в полном соответствии со стилем и задачей конференции: там должна царить рабочая атмосфера. Зал должен быть вместительным, располагаться вместе с удобной транспортной развязкой. Дополнительно должны подразумеваться парковочные места. Важный момент – здание полностью соответствует имиджу клиентов и компании – организатора.

Не должно быть технического, творческого или информативного перегруза. Аудитория должна четко понимать цель посещения, план мероприятия, понимать происходящее. Встреча носит рабочий характер в первую очередь. Алгоритм «застолье – фейерверк» здесь не подойдет: отдача равна нулю, эмоции останутся смешанными. В итоге, бюджет потрачен, эффективности нет.

Между ивент – агентом и клиентом должно быть четкое разграничение по зонам ответственности. Чтобы избежать разногласий и проблем, стоит сразу обозначить, кто и за что отвечает. Если возникают недоразумения, решать их стоит совместно. Всю предварительную подготовку лучше отдать в руки профессионалам.