Ретроспективная конверсия (ретроконверсия) – процесс, включающий в себя весь комплекс мероприятий, необходимых для перевода документов с бумажных носителей на электронные. Кульминацией данного мероприятия является создание полноценного e-архива.

Этот процесс довольно трудоемкий и требует обязательного участия профессионалов. Благо, воспользоваться их помощью сегодня не проблема. Специализированные компании обладают достаточными административными и материальными ресурсами для обеспечения надлежащего качества и оперативности процесса ретроконверсии.

Сотрудничество с ними, как правило, означает передачу документов в центр их хранения (архивную компанию), где они сканируются поточным методом. Это стандартная схема, хотя возможны и исключения. Так, некоторые компании осуществляют выездную обработку на территории клиента.

Самостоятельная ретроконверсия (силами самой фирмы) также возможна. Но только в двух случаях:

1. Если объем обрабатываемых документов незначителен.
2. Если организация обладает необходимыми административными и материальными ресурсами для осуществления самостоятельного сканирования и распознавания документов. Эффективность данного процесса во многом определяется техническим оснащением фирмы. Ей придется озадачиться приобретением мощных сканеров, специальных программ. Необходимо также выделить или нанять персонал, провести соответствующее обучение. По факту, изучив все предстоящие расходы, скорее всего, будет установлена целесообразность привлечения аутсорсинговой архивной компании.

Как мы уже отмечали, ретроконверсия – это не только сканирование документов, но и их последующая обработка и распознавание. Это позволяет расшифровать даже рукописные тексты. Кроме того, как правило, проводится обработка документов по ключевым словам, что в дальнейшем значительно облегчит поиск необходимой информации.

Нельзя не отметить, что подобное хранение документов весьма удобно по многим причинам (подробнее - тут). В первую очередь сканирование документов – это возможность освободить столь ценные сегодня квадратные метры офисной недвижимости от огромного количества бумаг, неизбежно образующихся в процессе существования всякой компании.

Но электронный архив – это не просто освобождение полезной площади, это еще и возможность оперативного доступа к необходимой информации. Буквально несколько кликов мышки потребуется работникам компании для того, чтобы «попасть» в архив. При этом, они могут находиться, где угодно. Главное – наличие компьютера и доступа к интернету.

Таким образом, совершенно очевидно, что ретроконверсия представляет собой мероприятие, полезное и перспективное во многих смыслах. Не случайно подобная услуга специализированных фирм сегодня столь распространена и востребована. Возможности наиболее крупных центров впечатляют – многие компании способны обработать не только тысячи, но даже и сотни тысяч, а то и миллионы документов, обеспечив при этом надлежащую оперативность выполнения взятых на себя обязательств.