В наше время телефон стал предметом первой необходимости. Трудно представить себе сейчас хоть одного человека, у которого б не было телефона, он есть в каждом учреждении, предприятии, да что там говорить, в каждом кабинете. Он - неотъемлемая часть нашей жизни. Если по собственному телефону вы можете говорить, сколько душе угодно, то при использовании служебного телефона необходимо соблюдать определенные правила. Т.к. в некоторых фирмах, компаниях, курьерских службах доставки по служебному телефону могут оформлять заказы, клиенты могут позвонить в любой момент, чтобы проконсультироваться по важному вопросу.

Итак, давайте поговорим о некоторых правилах использования служебного телефона.

Во-первых, будет лучше, если вы заранее предупредите ваших близких, когда вам можно звонить, а когда не стоит, т.к. вы будете заняты. Если кто-то ждет от вас звонка, не заставляйте его ждать, а лучше перезвоните в удобное для вас или оговоренное заранее время.

В том случае, если имеете дело с какими-либо важными звонками, выясните в первую очередь: кто звонит, из какой фирмы, по какому вопросу. Уточните, насколько важно и срочно решение этого вопроса, и как вы сможете связаться с ним после того, как выясните все необходимое.

Очень удобно и эффективно составление плана предстоящих телефонных разговоров. Отметьте в нем для себя вопросы для выяснения, а при необходимости, и ответы:

Абонент

Тема

Номер телефона

Срочность

Контроль исполнения

Незначительные телефонные звонки следует совершать в свободное время, когда они не могут помешать работе.

А теперь несколько советов, которые помогут вам при ведении телефонных переговоров.

Старайтесь четко произносить слова, не заслоняйте микрофон. Говорите кратко и по существу. Сводите фразы до минимума. Четко и понятно формулируйте свою мысль.

Если вы говорите по телефону, не отвлекайтесь на посторонние разговоры – это может обидеть человека.

По ходу разговора лучше запишите основную информацию, которую потом, возможно, необходимо будет кому-либо передать - коллегам или начальству.

Следите, особенно при звонках за город или за границу, за длительностью вашего разговора. Не затягивайте, а то собеседник потеряет к вам интерес и перестанет воспринимать вас серьезно. Завершайте разговор, как только достигнута его цель!

В конце разговора необходимо кратко подвести итоги, уточнить принятые решения.

Множество телефонных разговоров длятся неоправданно долго, т.к. не один из собеседников не решается их завершить первым. «Большое спасибо за информацию, …! Этого вполне достаточно. Я надеюсь в скором времени увидеться лично!» - подобные формулировки позволят завершить звонок достойно.

Произвести приятное впечатление на собеседника в ваших силах.

Всегда ваш, пресс секретарь курьерской службы АНС Экспресс Тойво Малинен