Для того чтобы совместное деловое мероприятие достигло своей цели, нужно уделить внимание многим вещам. В частности, большую роль играет выбор помещения, в котором состоится совещание, конференция или семинар. Поэтому организаторам следует учесть следующие факторы:

• На сколько мест рассчитано помещение.
• Подходит ли техническое оснащение под поставленные задачи.
• Где находится конференц-зал.
• Какие дополнительные услуги может предоставить владелец помещения.

Давайте рассмотрим указанные пункты более детально.

Вместимость конференц-зала

В первую очередь организаторы мероприятия должны рассчитать, какое количество посетителей будет. Именно от этого числа и отталкиваются при выборе помещения. Ведь некоторые встречи предполагают от нескольких человек до десятка, и заказывать большой зал нет смысла. Во-первых, это будет лишняя трата денег, а во-вторых, нарушается комфортность в общении. А для нескольких сотен присутствующих лучше всего подойдет аренда конференц зала с размером, соизмеримым с кинотеатром.

Как уже было сказано, вместимость помещения должна соответствовать масштабам события. Если зал будет слишком мал, то люди будут сталкиваться с чувством дискомфорта. И это негативно скажется на имидже организаторов.

Техническое оснащение

В современном мире оборудование является одним из ключевых факторов, которые следует рассматривать при организации какого-либо мероприятия. Особенно если речь идет о проведении вебинара, для которого необходима качественная аппаратура. Минимальный комплект техники в конференц залах Петербурга – видео- и аудиосистемы со звукоусилителями и камерами, проектор или монитор. Без них провести семинар или совещание достаточно трудно, ведь с помощью мультимедийных средств легче донести свою мысль до присутствующих.

Местоположение конференц-зала

Чаще всего организаторы не знают, откуда будут добираться участники до встречи. Но при создании междугороднего мероприятия всем ясно, что наиболее оптимальным вариантом будет заказ помещения рядом с гостиницей. Некоторые даже делают свой выбор в пользу конференц-залов, расположенных непосредственно внутри нее. Этим самым можно решить довольно много проблем.

Также следует обратить свое внимание на то, где расположено помещение – в пригороде или в центре города. Необязательно выбирать второй вариант и переплачивать, особенно если все вопросы по доставке участников до места встречи решены. В ряде случаев аренда конференц-зала в Санкт-Петербурге именно в пригороде позволяет существенно сэкономить.

Дополнительные услуги

Даже самое интересное мероприятие может быть омрачено маленькими неудобствами, которые могут испытать участники. Например, если переговоры длятся достаточно долго, то людям нужно перекусить, и организаторы должны учесть этот момент при заказе конференц-зала. Владельцы помещения часто предлагают услуги по организации кофе-брейков или даже обедов. Также могут быть дополнительные требования к оснастке, которые нужно заранее обговорить с ними.

Исходя из вышесказанного можно сказать, что любое событие, проводимое в конференц-зале, во многом зависит от вышеуказанных факторов. И нужно обратить внимание на каждый пункт, чтобы создать максимальный комфорт для посетителей.